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Publicado el Jueves, 14 Febrero 2013 10:52

Escrito por Relaciones Públicas

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Segunda parte

Por Ing. Arturo A. Pérez J. Consultor BI, Microsoft EXCEL EXPERT Certified.
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Durante casi diez años de experiencia que tengo de estar enseñando a ejecutivos de alto perfil, gerentes de IT y personal de línea en general, acerca de cómo incrementar la productividad a través de MS EXCEL (independientemente de la versión utilizada), invariablemente me encuentro siempre con el mismo error: la información la capturan y almacenan como si la quisieran imprimir y no como si la quisieran relacionar con otros datos (a través del BuscarV o VlookUp, en inglés) o analizar entre si por intermedio de los Filtros, las Tablas Dinámicas (Pívot Tables) y/o el Excel Query. ¡He allí el gran problema!

Los cinco “PK2” al utilizar el Excel como base de datos
Esencialmente, son cinco errores que el ejecutivo medio comete cuando utiliza el Excel y “Mal-Capta” y/o “mal-administra” la información.  Dichas malas prácticas son ejecutadas por muchas personas (incluyendo una gran cantidad de usuarios con “muchos años de experiencia en hacer las cosas mal”), cuando utilizan o -diría yo- sub-utilizan el EXCEL.

He aquí un resumen de estos 5 “PK2”:

1. Abusar de las pestañas en un mismo libro de trabajo: alguien dijo “Divide y vencerás”.  Al hacer esto utilizando EXCEL con alguna base de datos y separándola en diversas pestañas -pese a que se pueden insertar más de 2000- con el propósito de poder verla mejor, el dicho debería decir “Divide y vencerás… ¡Y en la cabezota te darás!”.  Efectivamente, usted se está “auto condenando” a perder el tiempo y a trabajar más de lo necesario.
2. Separar la información en varios cuadros: esto es casi lo mismo que abusar de las pestañas, con el agravante de querer vincular todos los datos -a través de fórmulas- en uno o varios cuadros finales.  La inoperancia de esta acción se hace más evidente cuando usted necesita comparar diversas series de cifras y hacer sus respectivas gráficas.
3. Insertar espacios en blanco en una base de datos: además de que usted corre el riesgo de que “Los Filtros” o el comando “Ordenar” (o sort) no funcionen correctamente, está perdiendo la ventaja de agrupar -dentro de una Tabla Dinámica- los tiempos o las fechas (por minutos, horas, semanas, meses, trimestres y años) y las cifras (por intervalos específicos y definidos), de tal forma que se puedan crear sus respectivos histogramas  y así efectuar los análisis correspondientes.
4. Combinar celdas de forma vertical: esto es algo muy parecido con lo anterior de insertar espacios en blanco y, al hacerlo, se obtienen perjuicios similares a los mencionados en el punto anterior.
5. Permitir la creación de inconsistencias en las bases de datos : para que se puedan crear reportes de calidad, a partir de la data inicial, es necesario que la misma sea íntegra; esto significa que la data no debe sufrir de los clásicos problemas y vicios de los que adolecen muchas de las bases de batos ubicadas en las más importantes empresas del área, tales como:

a. La duplicidad de la información, por ejemplo, los campos de Nombre “Ferretería ABC”, “Ferretería ABC, S.A.” y  “Ferretería ABC, S.A.” (con un molestoso espacio en blanco al final, caso clásico) son, supuestamente, lo mismo.
b. La incongruencia o inconsistencia en cuanto al uso de los campos, por ejemplo, mezclar -sin ninguna metodología planificada- el nombre del cliente con su número de contribuyente, la zona geográfica en donde el mismo se localiza o cualquier otro dato u observación (“cheque devuelto”, “pedir autorización a crédito”, etc.).
Aunque ninguno de los cuatro primeros errores se cometan, si se comete este último les ocurrirá -tal y como dice el dicho- que “lo que construyeron con las manos, lo desbaratarán con los pies”.